Was gehört zu den administrativen und rechtlichen Aspekten der Personalarbeit?

Sind alle administrativen und rechtlichen Aspekte Ihrer Personalarbeit geregelt? Wollen wir zumindest in groben Zügen zusammenfassen, was alles dieser Bereich mit einbezieht.

Administrative Seite

Die administrative Seite der Personalarbeit umfasst insbesondere:

• Anwerbung und Auswahl: Es ist nicht einfach, in einer Zeit, in der die Arbeitslosigkeit ungewöhnlich niedrig ist, kompetente Mitarbeiter zu finden. Die Stellenausschreibungen kosten viel Zeit und Geld, das gilt auch für die Anzeigen. Es ist wichtig, neue Personengruppen anzusprechen, denn viele Arbeitnehmer wechseln sehr oft den Job und betreiben „Jobhopping“. Anschließend werden die Bewerbungen bearbeitet und nicht zuletzt langwierige Gespräche mit den Bewerbern geführt. Dann ist es so weit und die Wahl wurde getroffen. Ein Hoch auf die Zukunft. Freuen Sie sich nicht zu früh. Es kommt häufig vor, dass die Mitarbeiter überhaupt nicht anfangen oder nach kurzer Zeit kündigen und dann muss der gesamte Anwerbungsprozess wiederholt werden. Und immer wieder… Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier.
• Personalverwaltung: Eine umfangreiche Agenda, ohne die es einfach nicht geht. Dazu gehören in erster Linie die Arbeitsverträge, d.h. ihre Ausarbeitung und Bearbeitung mit allen darin enthaltenen Formalitäten, Änderungen, sowie alle mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängenden Dokumente. Und dann haben wir hier noch das Tagesgeschäft -– Anwesenheitserfassung, Arbeitszeiten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und alles, was damit zusammenhängt.
• Entwicklung und Weiterbildung: Zu den administrativen Tätigkeiten gehört auch die Planung der Firmenentwicklung und Weiterbildung der Mitarbeiter. Je spezifischer die Arbeit der Mitarbeiter ist, desto höher ist der administrative Aufwand. Es müssen Weiterbildungspläne erstellt werden, in denen festgelegt wird, welche beruflichen Fähigkeiten und Kenntnisse bei den Mitarbeitern zu entwickeln sind und wie dies zu erreichen ist. Und wenn die Pläne gemacht sind, beginnt ihre Umsetzung – organisatorische Aufgaben, die mit der Weiterbildung zusammenhängenden administrativen Tätigkeiten, Überwachung der Teilnahme und die Bewertung der Wirksamkeit der Schulungen – dies bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung, reibungslose, vorteilhafte und kostengünstige Weiterbildung. Natürlich ist die Aus- und Weiterbildung von Ausländern eine größere Herausforderung, selbst bei einfachen Tätigkeiten, vor allem wenn es eine Sprachbarriere gibt. Wenn Sie sich für ein Leiharbeitsunternehmen entscheiden, wählen Sie ein solches Unternehmen, das Ihnen Koordinatoren, die die Muttersprache des Ausländers beherrschen, zur Seite stellt. Bei unseren Koordinatoren ist diese Bedingungen erfüllt, und sie erledigen auch anderweitige Tätigkeiten. Weitere Informationen zu unseren Koordinatoren und ihrem umfangreichen Service finden Sie hier.

Rechtliche Aspekte der Personalarbeit

Und natürlich darf man auch die rechtlichen Aspekte der Personalarbeit nicht unterschätzen. Dazu zählt insbesondere:

• Arbeitsrecht: Alle Arbeitsverträge müssen sich streng an die Rechtsvorschriften halten, die Grundlage bildet dabei des Arbeitsgesetzbuch, aber zu beachten sind auch andere Gesetze und Vorschriften. Unter anderem muss sichergestellt werden, dass die Rechte der Arbeitnehmer geachtet werden (Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Recht auf Ruhezeiten). Weitere spezifische Bedingungen beziehen sich auf die Beschäftigung von Ausländern. Es gibt jedoch Unterschiede in Abhängigkeit davon, ob es sich um Staatsbürger eines EU-Mitgliedstaats, Ausländer mit ständigem Aufenthalt in der Tschechischen Republik oder Ausländer ohne ständigen Aufenthalt handelt. Es gibt viele Besonderheiten, Ausnahmen und Probleme, die man im Auge behalten und bewältigen muss. Andernfalls drohen sehr hohe Bußgelder.
• Sozialversicherung: Dazu gehören insbesondere die obligatorischen Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge für die Arbeitnehmer und die administrativen Tätigkeiten und Verwaltung der Dokumente im Zusammenhang mit den Sozialversicherungs- und Rentensystemen. Machen Sie sich Gedanken über alle Abgabenformen, auch wenn Sie Leiharbeiter einsetzen. Sie glauben, dass in einem solchen Fall alles vom Leiharbeitsunternehmen geregelt wird und lediglich das Leiharbeitsunternehmen sanktioniert werden kann? Das ist nicht ganz richtig. Wenn Sie Lohnkosten für die Leiharbeiter ausweisen und bei einer eventuellen Prüfung nicht nachzuweisen ist, ob die Beiträge für die Sozial- und Krankenversicherung für diesen Arbeitnehmer ordnungsgemäß bezahlt wurden, werden Sie verdächtigt, dass Sie unzulässige Kosten abrechnen. Es wird sehr schwierig sein zu beweisen, dass dies nicht der Fall ist. Wenn Sie sich schon für die Zusammenarbeit mit einem Leiharbeitsunternehmen entscheiden, sollten Sie daher nicht nach dem billigsten suchen. Denken Sie daran, dass ein vermeintlich preiswertes Unternehmen irgendwo gespart hat. Und sicherlich nicht an seiner eigenen Provision.
• Diskriminierung und Chancengleichheit: Die Rechtsvorschriften zum Schutz vor Diskriminierung und zur Gewährleistung der Chancengleichheit am Arbeitsplatz sind sehr wichtig, trotzdem sind – wie wir aus Erfahrung wissen – vielen Unternehmen die grundlegenden Rechtsvorschriften und die sich daraus ergebenden Verpflichtungen nicht bekannt. Dies betrifft insbesondere die vergleichbaren Bedingungen, denn vom Gesetz her ist die Schlechterstellung der Leiharbeiter gegenüber den Stammmitarbeitern in vergleichbarer Lage verboten. Die Leiharbeitsunternehmen sind also verpflichtet, ihren Mitarbeitern die gleichen oder sogar bessere Bedingungen anzubieten. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier.
• Datenschutz: Vor allem in den letzten Jahren ist der Umgang mit personenbezogenen Daten zum sensiblen Thema geworden und ist rechtlich und administrativ anspruchsvoll. Es ist erforderlich, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zum Datenschutz zu gewährleisten, insbesondere im Rahmen der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR). Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass alle Handlungen und Vorgänge, die die personenbezogenen Daten betreffen, rechtmäßig, transparent und korrekt verlaufen. Der Datenumfang muss auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein und die Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet. Man muss nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat, die Einwilligung muss freiwillig, aktiv, eindeutig erfolgen und in ihrer Formulierung klar verständlich sein; erfolgt sie durch eine schriftliche Erklärung, die noch andere Sachverhalte betrifft, so muss sie von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden und jederzeit widerrufbar sein. Als Arbeitgeber benötigen Sie keine Einwilligung, wenn Sie personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeiten, z. B. für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Sozialversicherung, die Krankenversicherung usw.

Zusammen bilden diese Bereiche einen umfassenden Rahmen für die Steuerung der administrativen und rechtlichen Aspekte der Personalarbeit. Es ist jedoch wichtig, sich immer Informationen über die konkreten lokalen und nationalen gesetzlichen Anforderungen, die sich auf die Personalverwaltung auswirken könnten, einzuholen.

Ist bei Ihnen alles gesetzeskonform? Wenn Sie unsicher sind oder diese Sorgen loswerden möchten, wenden Sie sich bitte an uns.

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